Koszty nabycia samochodu odgrywają ważną rolę przy wyborze auta firmowego, jak jednak pokazuje praktyka niekoniecznie zakup tańszego pojazdu musi być korzystniejszy w perspektywie całego jego żywota w firmie. Decydujące są tu bowiem Total Cost of Ownership (TCO), czyli ogół kosztów związanych z eksploatacją auta w firmie.

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Potrzebujemy auta, jednak budżet na nie mamy dość ograniczony. Nasz wybór pada więc na model, który należy do najtańszych w danym segmencie rynkowym. Wszystko fajnie, ale okazuje się, że zużywa on sporo paliwa, jest dość awaryjny, części do niego są stosunkowo drogie, a do tego pojawia się kłopot z jego późniejszą odsprzedażą, choć cena wydaje nam się nieprzyzwoicie niska. Dopiero uwzględnienie tych wszystkich (i wielu innych) składowych pozwoli w pełni ocenić nasz wybór z punktu widzenia długoterminowych korzyści i strat z posiadania samochodu w firmie. I to właśnie ten ogół kosztów, czyli TCO, powinien być decydującym podczas wyboru auta, czy też floty firmowej.

Poprawne oszacowanie TCO nie należy do łatwych zadań. Przede wszystkim w jego skład wchodzi wiele czynników, których na wstępnym etapie planowania zakupu samochodu możemy nie być czasami świadomi, i które bardzo często są trudne do oszacowania. Dlatego też, w przypadku większych firm, gdzie floty pojazdów składają się z co najmniej kilkunastu aut, a często i kilkuset, brak analizy TCO może mieć bardzo fatalne następstwa dla finansów firmy. Stąd ważna rola, jaką odgrywają fleet managerowie czy też całe działy flotowe.

Gdybyśmy chcieli być bardzo drobiazgowi, to moglibyśmy Total Cost of Ownership rozłożyć na kilkadziesiąt, a może i ponad sto czynników pierwszych i dokonać ich dogłębnej analizy. Aż taka szczegółowość nie jest jednak potrzebna, wystarczy skupić się na kilku najistotniejszych grupach kosztów.

Finansowanie zakupu

Choć na wstępie była mowa, że cena samochodu w salonie nie powinna być decydującym czynnikiem przy wyborze auta do firmy, to jednak nie da się ukryć, że jest ona ważnym elementem tej układanki. Przy szacowaniu tej grupy kosztów ważny jest wybór formy finansowania floty. Przy zakupie za gotówkę teoretycznie nie ponosimy żadnych dodatkowych kosztów, choć warto wziąć pod uwagę inne realizowane w tym czasie inwestycje i formę ich finansowania i spróbować wyliczyć tzw. koszt alternatywny. Może się bowiem okazać, że niezbędny w takim przypadku kredyt będzie bardzo drogi i korzystniejsze byłoby wykorzystanie do tej inwestycji gotówki, a do nabycia auta innej formy finansowania. Przy kredycie, leasingu, czy wynajmie długoterminowym podliczamy wszystkie poniesione koszty w całym okresie trwania umowy.

Niezwykle istotnym czynnikiem wpływającym na koszty finansowania zakupu samochodu jest jego wartość rezydualna. To od niej będzie zależało, za ile uda się nam odsprzedać auto na rynku wtórnym po okresie jego użytkowania w firmie, a w przypadku leasingu czy wynajmu wartość rezydualna może mieć duży wpływ na wysokość płaconych rat.

Ubezpieczenie

O konieczności posiadania dobrego pakietu ubezpieczeniowego nikogo z przedsiębiorców nie trzeba chyba już dziś przekonywać. O ile oszacowanie stawki ubezpieczeniowej w pierwszym roku posiadania auta jest dość proste, to już w kolejnych latach może być z nią różnie, gdyż sporo będzie zależało od naszej szkodowości. Można spróbować wynegocjować ubezpieczenie wieloletnie, ale trzeba się liczyć z jego wyższą ceną. Generalnie na koszty ubezpieczenia wpływa przede wszystkim historia naszej szkodowości, ale również wybrana marka, model czy wersja silnikowa. Nieco łatwiej oszacować koszty ubezpieczenia w przypadku leasingu czy wynajmu, gdyż cena polisy jest wówczas składową płaconych rat i jest ustalona najczęściej na cały czas umowy. Aby wyższe koszty ubezpieczenia nie uderzyły w naszą firmę, można pociągać do odpowiedzialności pracowników, z których winy doszło do wypadku, jednak taki zapis powinien znaleźć się polityce flotowej firmy – zobacz.

Paliwo

Jeden z trudniejszych do oszacowania elementów TCO głównie ze względu na niewiadomą co do cen paliwa w dłuższym czasie. Jak wiadomo, może ona zależeć od wielu czynników, całkowicie dziś nieprzewidywalnych. Zdecydowanie łatwiej wyliczyć, jak będzie kształtować się wielkość spalania, choć rozwój firmy może spowodować, że niespodziewanie liczba przebytych kilometrów znacząco się zwiększy. Z kolei, jeśli chodzi o średnie spalanie, nie należy polegać na danych katalogowych, a na rzetelnych testach spalania, a najlepiej samodzielnie przekonać się o tym, wypożyczając interesujący nas model choćby na krótki okres.

Serwis (przeglądy, naprawy)

O ile jeszcze koszty obowiązkowych przeglądów są prostą sprawą do wyliczenia (informacje o kosztach i częstotliwości przeglądów otrzymamy u każdego dealera), to znacznie trudniej jest oszacować koszty ewentualnych napraw i niezbędnych w takich przypadkach części zamiennych. Warto zatem przy podejmowaniu decyzji zakupowych przeanalizować dostępne rankingi usterkowości przeprowadzane przez niezależne instytucje. Choć specyfika naszej działalności może spowodować, że takie dane nijak będą się miały do rzeczywistości, to jednak pokażą nam, przy których modelach ryzyko wystąpienia usterki jest wysokie, a przy których zdecydowanie niższe.

Opony

Choć również stanowią one część kosztów serwisowych, to jednak, ze względu na powtarzalność, łatwiej jest oszacować ich koszt w dłuższym okresie czasu. Pod uwagę, poza kosztami wymiany oraz przechowywania opon/kół, należy również wziąć specyfikę naszej działalności. Czy auta pokonują duże odległości, czy z dużym obciążeniem, a także jaki rodzaj opon jest montowany fabrycznie.

Pozostałe koszty

Grupa kosztów również trudna do oszacowania, ale nie powinna ona stanowić dużego udziału w całości TCO. Do pozostałych kosztów posiadania auta w firmie możemy zaliczyć opłaty parkingowe, za przejazd autostradami, myjnię, podatki etc.

Świadomość TCO pozwoli nam nie tylko na optymalniejszy wybór samochodu/całej floty, ale również może pokazać, gdzie najłatwiej o oszczędności w trakcie eksploatacji pojazdów firmowych.