news kaizenfleet

Po co firmie regulamin użytkowania samochodów służbowych?

Dziś ciężko wyobrazić sobie prowadzenie biznesu bez posiadania samochodu służbowego. Im firma większa, im więcej zatrudnia pracowników, tym potrzeby flotowe z reguły są bardziej rozbudowane. A ponieważ posiadanie samochodu rodzi pewne, często dość duże koszty, w interesie pracodawcy leży uregulowanie wszelkich kwestii związanych z użytkowaniem samochodów służbowych. By było jasne, kto i za co jest odpowiedzialny, i kto ponosi poszczególne wydatki. I to jest właśnie rola poprawnie skonstruowanego regulaminu użytkowania samochodów służbowych.

Obecnie obowiązujące przepisy nie nakładają na właścicieli firm obowiązku posiadania regulaminu użytkowania samochodów firmowych w jakiejkolwiek formie. Jednak każdy pracodawca powinien rozważyć wprowadzenie jasnych reguł używania pojazdów służbowych, by uniknąć spornych sytuacji, do jakich może dojść na linii pracodawca – pracownik, a dotyczących różnych kwestii eksploatacji samochodu.

Jest jednak jedna sytuacja, kiedy to sformalizowane zasady udostępniania pracownikom samochodów firmowych mogą okazać się koniecznością. Od kwietnia 2014 r. zmienione przepisy ustawy o VAT zezwalają na pełne odliczenie tego podatku od zakupu samochodu na firmę, a także od wszystkich wydatków związanych z eksploatacją pojazdu służbowego tylko w sytuacji, gdy taki samochód jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika.

Aby urzędy skarbowe nie zakwestionowały takiego zakwalifikowania pojazdów firmowych, niezbędne jest prowadzenie szczegółowej ewidencji przebiegu każdego pojazdu, z dokładnym rozpisaniem wszystkich wyjazdów danym autem. W przypadku dużych flot samochodów firmowych nadzór nad nimi jest utrudniony, dlatego w razie kontroli podatkowej bardzo przydatny może okazać się dokument, który będzie zawierał dokładne zasady używania samochodu w firmie i który potwierdzi wykorzystywanie takiego auta zgodnie z przepisami prawa z bezwzględnym zakazem używania go prywatnie na głównym miejscu.

Powyższy regulamin, czy też cała polityka flotowa, gdy mówimy o większych przedsiębiorstwach, powinna określać jak najdokładniej wszystkie aspekty wykorzystywania samochodów firmowych przez pracowników. Aby pozostawić jak najmniej pola do interpretacji, a tym samym do nadużyć.

W regulaminie powinien znaleźć się w jednym z pierwszych punktów zakres i cel używania samochodów służbowych. To tu powinna znaleźć się informacja, czy taki pojazd może służyć wyłącznie do wyjazdów służbowych (spotkanie z klientem, wyjazd do innej placówki firmy, udział w jakimś wydarzeniu, etc.), czy też pracownik może użytkować powierzone mu auto również do celów prywatnych. Jeżeli pracodawca, chcąc zmotywować pracownika, zezwala na prywatny użytek auta służbowego, również dokładnie powinien określić zasady takiego użytkowania (czy całkowicie dowolny użytek, czy np. tylko na terenie danej miejscowości i nie w weekendy, czy do określonego limitu kilometrów) i jego koszty (czy na zasadzie miesięcznego rozliczenia pokonanych kilometrów, czy w formie ryczałtu). Ważne jest również doprecyzowanie, kto może prowadzić auto firmowe. Czy np. w przypadku wyjazdu pracownika na wczasy będzie mógł zasiąść za kierownicą współmałżonek, a podczas delegacji kolega z pracy.

Warto też określić kwestię parkowania auta służbowego, zwłaszcza, gdy nie pozostaje ono na noc na parkingu (garażu) firmowym. Czy pracownik powinien je pozostawiać na parkingu strzeżonym, czy wystarczy, że będzie stało na prywatnej posesji, czy może wystarczy zwykły osiedlowy parking bez żadnego dozoru.

W regulaminie powinny znaleźć się wszelkie obowiązki i zakazy dotyczące codziennej eksploatacji pojazdu. Można określić kwestie tankowania określonego rodzaju paliwa i zapłaty za nie, a także wyboru konkretnej stacji benzynowej. Pracownik powinien wiedzieć, jakie czynności leżą w jego gestii (myjnia, sprawdzanie płynów eksploatacyjnych, kontrolowanie ciśnienia w oponach etc.) i jakie są procedury w przypadku jakiejkolwiek usterki czy zdarzenia drogowego. Oprócz obowiązków użytkownik samochodu firmowego powinien znać wszystkie zakazy. Najczęściej pojawiają się zakazy palenia, przewożenia zwierząt, użytkowania auta niezgodnie z jego przeznaczenie, a także montowania dodatkowych elementów wyposażenia bez zgody przełożonego.

Ważnym i wzbudzającym sporo kontrowersji elementem regulaminu użytkowania samochodu służbowego jest udział własny w szkodzie. Chodzi tu przede wszystkim o sytuacje zawinione przez pracownika, których ubezpieczenie nie pokryje w całości albo w ogóle.

Istotnym punktem każdego regulaminu powinny być kwestie dotyczącego nadzoru i kontroli użytkowania samochodu firmowego oraz możliwe kary za wszelkie uchybienia regulaminu. W regulaminie powinny się znaleźć dane osoby odpowiedzialnej za flotę pojazdów służbowych oraz opis najważniejszych procedur, w tym wydania i zwrotu auta.

Ponieważ specyfika firm nawet działających w tej samej branży może się różnić w znacznym stopniu, diametralnie różne mogą być zbiory zasad określających reguły użytkowania auta w firmie. Dlatego każdemu regulaminowi zawsze warto poświęcić trochę czasu.